Fiche pratique Le contrat de bail commercial et ses annexes

Le contrat de bail commercial et ses annexes
- Par Cyril Sabatié le
La loi et la jurisprudence confèrent aux dispositions essentielles du statut des baux commerciaux un caractère impératif, ce qui limite la liberté des parties. Le contrat ne peut y déroger, à peine de nullité de la clause.

Les parties au contrat

Le bailleur
C’est le propriétaire du local loué, ou son représentant. Il convient d’indiquer, lorsque le bailleur est une personne physique, ses nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, profession et domicile. Lorsqu’il s’agit d’une société, sa raison et forme sociale, l’adresse de son siège social, ainsi que les nom, prénoms et qualités de la personne qui la représente. 
Trois situations particulières sont à signaler : 
- lorsque le local est un bien commun à deux époux, chacun d’eux doit y consentir (article 1425 du Code civil), à peine de nullité du bail ; 
- l’usufruitier d’un local ne peut pas consentir de bail commercial sans le concours du nu-propriétaire. La règle vaut également pour le bail de courte durée inférieur à deux ans, mais pas pour une simple convention d’occupation précaire. La nullité est une nullité relative qui ne peut être invoquée que par le nu-propriétaire. L’action en nullité n'est pas transmise à l'acquéreur auquel le nu-propriétaire a vendu l'immeuble après le décès de l'usufruitier (Cass. 3e civ., 14 nov. 2007) 
- enfin, en cas d’indivision, le bail est passé par l’ensemble des coïndivisaires ou par celui ou ceux d’entre eux ayant reçu un mandat spécial pour le conclure.
Le locataire
Lorsqu’il exerce en qualité de commerçant individuel, le bail est établi à son nom personnel. Lorsqu’il s’agit d’une société, il convient d’indiquer sa raison et forme sociale, l’adresse de son siège social, ainsi que les nom, prénom et qualités de la personne qui la représente. Lorsque la société est en cours de constitution, au moment de la signature du bail, le représentant légal de la société en formation doit disposer d’un mandat pour pouvoir signer le bail au nom de ladite société (Cass. 3e civ., 3 juin 2004). Lorsque le bail a été conclu au nom d’une personne physique avec une simple faculté de substitution au profit d'une société en formation, la reprise du bail par cette même société immatriculée n'est pas automatique (Cass. com., 15 mai 2012).

La rédaction du contrat de bail

La forme du bail
Aucune condition de forme particulière. Un bail écrit n’est exigé qu’en matière de baux de débits de boissons et de baux supérieurs à douze ans. Le contrat de bail commercial peut donc être verbal, conclu par acte authentique (passé devant un notaire) ou sous seing privé. Dans ce dernier cas, le contrat est rédigé en autant d'exemplaires que de parties au contrat. 
Les baux portant sur des locaux dans lesquels est exercée une activité de débits de boissons doivent également être conclus par acte authentique, quelle que soit leur durée (CGI, art. 504).
L’enregistrement du bail
La formalité de l’enregistrement, qui n’est pas obligatoire, permet de donner une date certaine, ce qui conforte son opposabilité aux tiers, en particulier, à l’acquéreur de l’immeuble. Le bail doit être rédigé en trois exemplaires originaux, signés par les parties et il peut être enregistré au Bureau de l’enregistrement de la situation de l’immeuble. L’enregistrement volontaire donne lieu à la perception d’un droit fixe de 25 € (CGI, art. 739).
Les frais de rédaction du bail
Le Code de commerce ne fixant aucune règle en la matière, il revient aux parties de régler la question. En principe, tous les frais (enregistrement, rédaction, etc.) sont à la charge du locataire.

Le contenu du contrat de bail commercial

Une liberté contractuelle limitée
La loi et la jurisprudence confèrent aux dispositions essentielles du statut des baux commerciaux un caractère impératif, ce qui limite la liberté des parties. Le contrat ne peut y déroger, à peine de nullité de la clause. 
Pour les dispositions supplétives du statut, il est en revanche possible de prévoir des aménagements particuliers. Les plus fréquents concernent, notamment, la durée du bail, les modalités de cession du fonds de commerce, les modalités de détermination du loyer du bail renouvelé.
Les dispositions impératives
Le contrat ne peut pas faire échec au droit au renouvellement du bail (C. com., art. L. 145-15), directement ou indirectement, en prévoyant, par exemple, un délai fixe pendant lequel le locataire peut solliciter le renouvellement du bail et en exonérant le bailleur de l'indemnité d'éviction en cas de non-respect de ce délai (Cass. 3e civ., 23 janv. 2008). Il ne peut pas non plus prévoir une durée initiale inférieure à 9 ans, limiter la possibilité qu’a le locataire de demander congé lorsqu’il entend bénéficier de ses droits à la retraite (C. com., art. L. 145-4), déroger à la révision triennale (C. com., art. L. 145-37 et s.), prévoir que les loyers payés d'avance ne porteront pas intérêt au profit du locataire (C. com., art. L. 145-40), modifier les modalités de mise en œuvre d'une clause résolutoire (C. com., art. L. 145-41) ou empêcher la déspécialisation du bail (C. com., art. L. 145-42 et s. ). De même, le bail ne peut prévoir la résiliation de plein droit du bail en cas de redressement ou liquidation judiciaire du locataire (C. com., art. L. 145-45), ou en cas d’ouverture d’une procédure de sauvegarde (C. com., art. L. 622-3). 
Pour les juges, il est également impossible de déroger aux règles relatives au formalisme du congé délivré en fin de bail et à la demande de renouvellement, ainsi qu’à la durée du bail renouvelé.
L'inventaire des charges et impôts
Tout contrat de location comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel. Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci.fixé par voie réglementaire. En cours de bail, le bailleur informe le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux. Lors de la conclusion du contrat de location, puis tous les trois ans, le bailleur communique à chaque locataire : - un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel ; - un état récapitulatif des travaux qu'il a réalisés dans les trois années précédentes, précisant leur coût. Dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le contrat de location précise la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires occupant cet ensemble. Cette répartition est fonction de la surface exploitée. Le montant des impôts, taxes et redevances pouvant être imputés au locataire correspond strictement au local occupé par chaque locataire et à la quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation de la chose louée. En cours de bail, le bailleur est tenu d'informer les locataires de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires. es informations sont communiquées au locataire dans le délai de deux mois à compter de chaque échéance triennale. A la demande du locataire, le bailleur lui communique tout document justifiant le montant de ces travaux.Aux termes du nouvel article R. 145-35 du Code de commerce (D. n° 2014-1317, 5 nov. 2014), ne peuvent être imputés au locataire : - à l'exception des travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique, les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l'article 606 du code civil ainsi que, le cas échéant, les honoraires liés à la réalisation de ces travaux ainsi que les dépenses relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la réglementation le bien loué ou l'immeuble dans lequel il se trouve, dès lors qu'ils relèvent des grosses réparations mentionnées à l'alinéa précédent ; - les impôts, notamment la contribution économique territoriale, taxes et redevances dont le redevable légal est le bailleur ou le propriétaire du local ou de l'immeuble ; toutefois, peuvent être imputés au locataire la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière ainsi que les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement ; - les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble faisant l'objet du bail ; - dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires. La répartition entre les locataires des charges, des impôts, taxes et redevances et du coût des travaux relatifs à l'ensemble immobilier peut être conventionnellement pondérée. Ces pondérations sont portées à la connaissance des locataires. Ces dispositions sont applicables aux contrats conclus ou renouvelés à compter de la publication du présent décret, soit le 5 novembre 2014.

Les annexes du bail

Les annexes du contrat de bail
Plusieurs annexes sont jointes au contrat de bail commercial. Le nombre et la nature des documents dépendent du local loué. A titre préventif et en application du principe de précaution, il est recommandé d’annexer au bail commercial un certain nombre de documents sanitaires qui ne sont pas formellement exigés pour la location d’un local à usage exclusivement commercial.
L’état des lieux d’entrée
L’état des lieux est, depuis le 1er septembre 2014, obligatoire. Il est établi lors de la prise de possession des locaux par un locataire et lors de leur restitution, contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles, et joint au contrat de location. Si l'état des lieux ne peut être établi dans ces conditions, il est établi par un huissier de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Il faut que ce document reflète le plus fidèlement possible l’état dans lequel se trouve le local, et les équipements loués, lors de la remise des clefs. Il ne faut pas oublier qu’établir un état des lieux sert avant tout les intérêts du locataire. En effet, en son absence, le logement est réputé être pris en « bon état ». L’état des lieux doit donc être complet et détaillé, c’est-à-dire porter sur tous les éléments du local. C’est donc l’occasion de noter tout ce qui ne semble pas en parfait état (une tâche sur la moquette du salon, une vitre fissurée, etc.). Chaque page de l’état des lieux est paraphée par les parties, puis chaque exemplaire signé en faisant précéder les signatures de la mention manuscrite « Lu et approuvé, certifié exact ».
Le Dossier technique amiante (DTA)
L’article R. 1334-14 du Code de la santé publique impose aux propriétaires de tout immeuble bâti, qu’il appartienne à une personne privée ou publique, de réaliser un Dossier technique amiante (DTA). La fiche récapitulative du dossier devra être mis à la disposition, par le propriétaire, de différentes personnes, dont « les occupants de l’immeuble concerné », en particulier, les locataires.
Le Constat de risque d’exposition au plomb (CREP)
Un CREP doit être annexé à tout nouveau contrat de location d’un immeuble affecté en tout ou partie à l’habitation construit avant le 1er janvier 1949. Il est donc obligatoire lorsque le bail commercial comporte, à titre accessoire, un local destiné à l’habitation. Néanmoins, à titre préventif et en application du principe de précaution, il est recommandé d’annexer un CREP au bail commercial portant sur un local à usage exclusivement commercial.
L’état parasitaire
L’article L. 133-1 du Code de la construction et de l’habitation prévoit que dans les secteurs délimités par le conseil municipal, le maire peut enjoindre aux propriétaires d’immeubles bâtis et non bâtis de procéder dans les six mois à la recherche de termites ainsi qu’aux travaux préventifs ou d’éradication nécessaires. Les travaux préventifs ou d’éradication sont à la charge du propriétaire au titre de la garantie des vices cachés. Le fait que le bail stipule que « le preneur prendra les lieux et objet du présent bail dans l’état où ils se trouveront au moment de l’entrée dans les lieux » ou que le preneur se chargera des grosses réparations comprenant celles de l’article 606 du Code civil sont, pour les juges, sans effet. Si l’état parasitaire n’est exigé qu’en cas de vente de l’immeuble compris dans un secteur délimité, il est recommandé, toujours à titre préventif et en application du principe de précaution, d’en annexer un au contrat de bail commercial.
L’état des risques naturels et technologiques
Si l’immeuble est situé dans une zone couverte par un plan de prévention des risques technologiques (PPRT) ou par un plan de prévention des risques naturels prévisibles (PPRNP), prescrit ou approuvé, ou dans des zones de sismicité, un état des risques naturels et technologiques est exigé (pour le savoir, contacter votre mairie ou les services de la DDE). L’état est annexé au bail (C. env., art. L. 125-5, II). 
L’état des risques est établi par le bailleur moins de six mois avant la date de conclusion du contrat. Il est accompagné des extraits des documents de référence afin de permettre au locataire ou à l’acheteur de situer le bien par rapport aux risques. Un modèle type officiel est disponible gratuitement sur le site internet www.ecologie.gouv.fr, rubrique « risques naturels ». Un nouvel état des risques est nécessaire à chaque changement de locataire. Si cette obligation d’information ne concerne que le premier bail constatant l’entrée dans les lieux du locataire, ce qui exclut le renouvellement du bail, il est recommandé, toujours à titre préventif et en application du principe de précaution, d’en adresser un au locataire en place lors du renouvellement de son bail lorsque le local qu’il loue est situé dans une zone à risques.
La déclaration des sinistres indemnisés
Le bailleur doit informer son locataire, par écrit, de tous les sinistres indemnisés au titre d’une catastrophe naturelle ou technologique survenus pendant la période où il était propriétaire du bien, ou dont il a lui-même été informé. La déclaration, faite sur papier libre, est annexée au bail (C. env., art. L. 125-5, IV).
L’annexe environnementale
L’obligation d’établir une annexe environnementale s’applique depuis le 1er janvier 2012, mais ne concerne que les baux conclus ou renouvelés portant sur des locaux de plus de 2 000 m2 à usage de bureaux ou de commerces. Elle s’appliquera aux baux en cors à partir du 14 juillet 2013 (C. env., art. L. 125-9, IV). Cette annexe peut prévoir les obligations qui s'imposent aux locataires pour limiter la consommation énergétique des locaux concernés. 
Le contenu de l’annexe est défini aux articles R. 137-1 à R. 137-3 du Code de la construction et de l'habitation (CCH, art. R. 137-1 à R. 137-3).

A propos de l'auteur

Cyril Sabatié
Cyril Sabatié

Avocat

Maître Sabatié, avocat, est l'ancien Directeur du service juridique de la FNAIM. Après avoir suivi les enseignements du DESS « Droit de la construction et de l’urbanisme » et du DEA «Droit privé » de l’Université de PARIS XII, il a intégré la filiale protection juridique du groupe MATMUT en 1999, avant d'intégrer la FNAIM en 2001, au sein de laquelle il a ensuite exerçé les fonctions de Directeur juridique. En août 2008, il rejoint le cabinet d'avocats LBVS en qualité d’associé. Formateur et intervenant en droit immobilier, il est membre de la Chambre Nationale des Experts en Copropriété (CNEC), et titulaire du BADGE EDHEC/ESI de management immobilier, Maître Cyril SABATIÉ est également l'auteur de l'ouvrage Copropriété, Statut - Gestion - Contentieux publié en 2009 par les Éditions DALLOZ DELMAS.

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