Mission · Post AG
Étape 02 · Diffusion et mise à jour

Chaque document de la clôture envoyé, classé ou archivé

L’Étape compte deux Actions. La première diffuse le PV d’AG et les décomptes de charges aux copropriétaires et, dans le même geste, archive les documents légaux. La seconde met à jour le carnet d’entretien et le registre, puis les classe en GED.

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Les Actions intégrées
ce que l’Étape prend en charge.

Le PV d’AG et le décompte individuel de charges partent à chaque copropriétaire. Le PV est notifié dans le mois qui suit l’AG aux opposants et aux défaillants (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).

  • Décompte individuel, un courrier par copropriétaire selon ses lots
  • PV d’AG notifié sous un mois
  • LRAR, LRE ou courrier simple selon la fiche et le vote

Dans la même Action, une fois la clôture de la copropriété validée, tous les documents légaux sont classés en GED ou archivés.

  • Charges courantes et hors budget payées sur deux exercices
  • Part du fonds de travaux rattachée au lot
  • Balance, grand livre et journaux définitifs
  • Liste des copropriétaires à la date de clôture

Les décisions votées mettent à jour le carnet d’entretien et le registre de copropriété, puis les deux sont classés en GED avec la fiche synthétique.

  • Carnet d’entretien : assurances, contrats, travaux, diagnostics
  • Registre national d’immatriculation actualisé
  • Mise en GED, avec la fiche synthétique et son certificat

Les fonctionnalités engagées

Messagerie

Un envoi par copropriétaire, par le canal que prévoit sa fiche.

Pour chaque copropriétaire, le mode d’envoi est repris de sa fiche : LRAR, LRE, ou courrier simple s’il a voté avec la majorité. Les documents sont générés à son nom, avec ses lots.

  • Mode d’envoi repris de la fiche
  • Documents générés au nom de chacun
  • Preuves d’envoi conservées

GED

Les documents de la clôture rangés au bon endroit, consultables par les copropriétaires.

Les documents à conserver sont classés par copropriétaire et par lot et rendus consultables dans l’extranet. Les documents comptables de l’exercice sont archivés avec la copropriété.

  • Classement par copropriétaire et par lot
  • Consultation depuis l’extranet
  • Archives comptables de l’exercice

Carnet d’entretien

Le carnet d’entretien reflète l’immeuble tel que l’AG l’a laissé.

Assurances, contrats d’entretien, travaux réalisés et votés, diagnostics : les rubriques concernées par les résolutions sont mises à jour, et la nouvelle version reste consultable.

  • Rubriques mises à jour depuis le PV
  • Nouvelle version visualisable
  • Classement en GED

Registre

Le registre national mis à jour depuis la Mission.

Les informations modifiées par l’AG sont reportées au registre d’immatriculation des copropriétés. La fiche synthétique est régénérée et un certificat de mise à jour est conservé.

  • Mise à jour du registre national
  • Fiche synthétique régénérée
  • Certificat de mise à jour conservé

MIA

MIA prépare les envois et les mises à jour, le gestionnaire vérifie.

MIA trie les documents, prépare chaque courrier et propose les mises à jour du carnet et du registre. Le gestionnaire vérifie avant l’envoi, ou laisse la diffusion partir en automatique.

  • Tri des documents en trois blocs
  • Courriers préparés pour chaque copropriétaire
  • Mode manuel, semi-automatique ou automatique

Trois fonctionnalités pour une diffusion sans oubli

Extranet copropriétaires

PV, décompte et documents du lot sont consultables par chaque copropriétaire dans son espace.

Lettre recommandée électronique

Les notifications partent en LRE quand la fiche le prévoit, avec la preuve d’envoi conservée dans la Mission.

Fiche synthétique

Régénérée après l’AG, avec son certificat de mise à jour, prête à transmettre au notaire en cas de vente.

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